Kunskap i organisationen

Vad samverkansavtalet innebär och hur samverkansarbetet är tänkt att fungera behöver kontinuerligt kommuniceras i organisationen. Ni behöver förankra och skapa förståelse för samverkansstrukturen, det vill säga vilka mandat som finns och vilka frågor och beslut som ska hanteras på vilken nivå i organisationen.

Det behöver finnas en plan för hur kommunikationen ska gå till så det blir tydligt vad som ska kommuniceras, till vilka och vid vilken tidpunkt.

Om samverkansavtalet och samverkansarbetet är något nytt i er organisation så tar det tid innan nya arbetsformer, strukturer och möten sätter sig och börjar fungera.

Delaktighet för bättre beslut

Det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet samt fattar beslut. I samverkan får chefen i dialog med medarbetare, fackliga företrädare och skyddsombud ett bättre beslutsunderlag. När fler deltar i dialogen kan man tillsammans tidigt uppmärksamma det som fungerar bra och det som behöver förändras. Olika erfarenheter och kompetenser kan dessutom bidra till de mest lämpliga lösningarna. Delaktighet och inflytande leder till att det finns en större förståelse till varför något behöver förändras och att beslut enklare kan genomföras i organisationen.

Information och återkoppling

Tydlig information och återkoppling mellan och inom samverkansstrukturens olika nivåer har stor betydelse för stabilitet, handlingsberedskap och en känsla av tillit i verksamheten. Detta skapar en större förståelse hos alla om vilka utmaningar verksamheten har att hantera. När medarbetare, fackliga parter och skyddsombud kommer informerade och förberedda på APT eller i samverkansgrupp blir mötena mer effektiva och meningsfulla. Medvetenheten ökar för hur och när man kan bidra med sin kompetens.

När information och underlag nått berörda innan möten behöver inte tid avsättas till envägskommunikation på mötet. Istället kan ni fokusera på dialog och får tid för olika perspektiv, argument och erfarenheter. Arbetsgivaren får på så sätt ett bättre beslutsunderlag.

Lika betydelsefullt som information inför möten, är återkopplingen efteråt. Minnesanteckningar eller protokoll behöver vara tydliga och begripliga så att även de som varit förhindrade att delta vet vad som sagts och beslutats.

Information och återkoppling leder också till ökad förståelse för vad som ligger till grund för arbetsgivarens beslut. Det blir enklare att införa nya arbetssätt, policy och rutiner.

Lagarna gäller med eller utan samverkansavtal

Oavsett om det finns ett samverkansavtal eller inte så har de fackliga organisationerna genom medbestämmandelagen (MBL) rätt till förhandlingar, insyn och medinflytande i verksamheten. Medinflytande innebär att arbetsgivaren och fackliga representanter behöver genomföra förhandlingar innan arbetsgivaren kan fatta beslut i en viss fråga. Arbetsgivaren har även en skyldighet att löpande hålla de fackliga organisationerna informerade om verksamheten och personalpolicy. Genom ett samverkansavtal omhändertar arbetsgivaren dessa skyldigheter i samverkan.

Detsamma gäller för arbetsmiljölagen (AML) och dess föreskrifter. Dessa gäller alltid, oavsett samverkansavtal eller inte, för medarbetare och organisationer. Arbetsgivaren har ansvar för och ska leda arbetsmiljöarbetet. För att få hög kvalitet i arbetet ska arbetsgivaren samverka med skyddsombud och medarbetare. Relevanta forum för att samverka kring arbetsmiljöfrågor är dialogen mellan chef och medarbetare, strukturerade medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och samverkansgrupper/skyddskommitté.

Förtroendemannalagen (FML) ger fackliga ombud rätt att ägna sig åt sitt uppdrag på betald arbetstid, alternativt rätt till ledighet utan lön. Det kan också finnas bestämmelser om facklig tid i kollektivavtal. Förtroendevaldas rätt att utföra sitt fackliga uppdrag på betald arbetstid gäller för facklig verksamhet på den egna arbetsplatsen. Det kan till exempel vara löpande fackligt arbete, deltagande i samverkan, förhandlingar och förberedelser inför förhandlingar. Det kan också handla om att gå en kurs som har direkt betydelse för uppdraget.

Ha ett fungerande hälso- och arbetsmiljöarbete i samverkan

Det är arbetsgivaren som är ytterst ansvarig för det systematiska arbetsmiljöarbetet och ska säkerställa att nödvändig kompetens och tillräckliga resurser finns i organisationen inom arbetsmiljöområdet. Arbetsmiljö- och hälsoarbetets rättsliga grund finns i gällande lagstiftning och föreskrifter. Där framgår bland annat att systematiskt arbetsmiljöarbete årligen ska följas upp.

Kunskap och kompetens i arbetsmiljö

För att arbetsmiljöarbetet ska bli framgångsrikt behöver chefer, fackliga företrädare, skyddsombud och medarbetare ha kunskap och kompetens inom arbetsmiljöområdet samt de specifika arbetsmiljöförhållandena som finns på arbetsplatsen. De behöver ha en förståelse för att hälsofrämjande och förebyggande arbete är värdefullt för den enskilda individen och för kontinuiteten och kvaliteten i verksamheten.

Utbildning och kompetensutveckling

Tillhandahåll utbildning för chefer, fackliga företrädare och skyddsombud. Suntarbetslivs partsgemensamma utbildningar ger en bra grund. Det krävs också kontinuerlig kompetensutveckling i arbetsmiljöfrågor.

Ge chefer rätt förutsättningar

Goda organisatoriska förutsättningar och stödstrukturer har betydelse för att det ska vara hållbart och utvecklande i rollen som chef. Det innebär exempelvis att ha ett rimligt antal medarbetare och tillgång till administrativt och tekniskt stöd.

En grundförutsättning för arbetsmiljöarbetet är en tydlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter, resurser och kompetens i arbetsmiljö. Kunskap och rutiner behövs för förebyggande arbete, arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering.

I samverkan kan en chef leda, styra och samordna olika kompetenser mot verksamhetens mål.

Introducera och utbilda inom samverkan

Den som är ny i sin roll som chef, fackligt förtroendevald och/eller skyddsombud behöver få kunskap om gällande samverkansavtal och vad som förväntas av dem i sin roll och sitt mandat i samverkan. Kunskap om samverkansavtalet och vad det innebär på arbetsplatsen kan med fördel ingå i en gemensam introduktion för nyanställda. För att upprätthålla rätt kompetens bör arbetsgivaren kontinuerligt erbjuda utbildning om samverkansavtalet. Det är en fördel om utbildningen är partsgemensam.

Företagshälsovården kan stötta

Företagshälsovården eller annan expertis är ett stöd och ett komplement till den kunskap inom arbetsmiljö- och hälsoområdet som enligt lag måste finnas i organisationen. Företagshälsovården ska ha kunskap om verksamheten, de arbetsuppgifter som utförs samt kunna identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation och risker, samt föreslå åtgärder. Frågor som rör företagshälsovården och dess upphandling ska behandlas i samverkan.